Il back office di una PMI si nota solo quando si inceppa. Finché gira, nessuno ci pensa: le fatture dei fornitori si registrano, gli ordini entrano nel gestionale, i DDT si confrontano con le fatture, la prima nota resta aggiornata. Ma è lavoro fatto di tanti piccoli passaggi manuali, e quando il volume cresce si mangia le ore di chi in ufficio dovrebbe seguire i clienti, non ricopiare numeri.
Il sistema che costruiamo prende questi passaggi e li fa girare da solo, dentro le tue regole. Legge i documenti dei fornitori, confronta ordine, DDT e fattura e prepara le registrazioni per il gestionale. Quello che non torna non lo fa passare: lo mette da parte perché tu ci guardi.
Non un processo, tanti piccoli processi
Nel back office non c'è un'unica grande attività da automatizzare. Ci sono decine di micro-attività ripetitive: registrare una fattura, inserire un ordine, accostare un pagamento a un documento, mandare un sollecito. Prese una a una sembrano poca cosa; sommate sono giornate. Per questo si comincia dalla più frequente e si cresce da lì, un processo alla volta.
La quadratura tra ordine, DDT e fattura
È il controllo che ruba più tempo e dove è più facile sbagliare. Il sistema mette in fila l'ordine, il documento di trasporto e la fattura dello stesso fornitore, verifica che quantità e importi combacino e prepara la registrazione solo quando i tre pezzi tornano. Se qualcosa non torna, una quantità diversa, un prezzo che non corrisponde, una fattura senza ordine, quella pratica si ferma e finisce tra le eccezioni.
Quello che quadra passa, il resto si ferma
Una fattura registrata male si trascina fino al bilancio. Per questo ogni riga viene trattata per quanto è affidabile: i dati che combaciano entrano nelle registrazioni, quelli che non tornano restano tra le eccezioni, davanti a te.
Senza cambiare gestionale
Il gestionale resta quello. Il sistema gli consegna le registrazioni già pronte, nel formato che importa, e in ufficio si carica come sempre. Non si cambia programma e chi ci lavora non cambia il modo di farlo.
Come partiamo
Si sceglie il processo a volume più alto, di solito la registrazione delle fatture fornitori, e si lavora solo su quello. Lo costruiamo sui tuoi documenti veri e sulle tue regole, lo mettiamo a confronto con il lavoro fatto a mano sugli stessi mesi, e sui numeri decidi se allargarlo agli altri processi.
Il metodo, valido anche per gli studi professionali, è descritto nella pagina sull'automazione per studi professionali.
Domande frequenti
Serve un reparto IT per usarlo?
No. Il sistema lo costruiamo e lo manteniamo noi. In ufficio si continua a ricevere documenti e a importare nel gestionale come sempre, con la differenza che i dati arrivano già pronti.
Quanti processi si possono automatizzare?
Si parte da uno, il più ripetitivo. Poi, sugli stessi principi, si aggiungono gli altri: ordini, prima nota, solleciti. Ogni processo in più è lavoro in meno, ma nessuno è obbligatorio.
Cosa succede se una fattura non quadra con il DDT?
Resta fuori dalle registrazioni e viene segnalata. Non entra in contabilità con un errore dentro: la controlli e decidi tu.
I dati aziendali restano riservati?
Parte del lavoro di lettura si appoggia a servizi di intelligenza artificiale, quindi alcuni dati vengono elaborati fuori dall'azienda. Prima che accada, il sistema sostituisce con codici ragioni sociali e riferimenti che identificano fornitori e clienti, e la chiave per ricollegarli resta nel tuo sistema.